Vacaturebericht
Onthaal Adjunct (m/v/x) – Dienst Onthaal – Wervingsreserve – Niveau D
Vast contract of vervangingscontract - wervingsreserve - voltijds - lager secondair onderwijs - Solliciteren tot en met 31-08-2025
De onthaal adjunct zorgt enerzijds voor een kwalitatief fysiek en telefonisch onthaal, door de noden van de gebruikers te identificeren en hen door te verwijzen naar de juiste diensten. Anderzijds het bieden van algemene administratieve ondersteuning aan de verschillende diensten van de administratie.
De missie omvat ook het verstrekken van informatie over de diensten van het OCMW, de administratieve procedures en de rechten van de gebruikers, evenals het beheer van administratieve documenten.
Functieomschrijving
- fysiek en telefonisch onthaal van bezoekers en gebruikers;
- identificeren van de behoeften van de gebruikers en hen doorverwijzen naar de juiste interne diensten of externe partners;
- verstrekken van algemene informatie over de diensten van het OCMW, administratieve procedures en gebruikersrechten;
- ontvangen, analyseren, invoeren, bijwerken, verdelen en/of archiveren van documenten en gegevens;
- uitvoeren van kopieer-, print-, scan- en digitaliseertaken;
- opmaken van standaardbrieven of -e-mails gericht aan collega’s of derden;
- doorverwijzen van complexe of dringende situaties en meldingen van disfuncties aan de hiërarchische lijn;
- deelname aan vergaderingen;
- administratieve ondersteuning bieden aan sociale diensten en andere afdelingen;
- aanvullen van documentatie in rekken en zorgen voor de netheid en goede staat van de onthaalruimte.
Profiel
Voorwaarden voor deelname
- in het bezit zijn van een Belgisch getuigschrift van het lager secundair onderwijs, of een getuigschrift van de 2de graad van het secundair onderwijs, of in het bezit zijn van een gelijkwaardig diploma dat het buitenlands studiediploma gelijkstelt aan het diploma dat vereist is bij de aanwerving;
- een aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in een OCMW of een administratie.
Gezocht profiel
- uitstekende luister- en communicatievaardigheden;
- goede organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid;
- teamgeest, aanpassingsvermogen, empathie en assertiviteit;
- beheersing van onthaaltechnieken en telefonische communicatie;
- basiskennis van kantoorsoftware (Word, Excel en Outlook);
- een goede kennis hebben van het Nederlands en het Frans, in het bezit zijn van de door Werkenvoor.be uitgegeven taalcertificaten (schriftelijk en mondeling) of bereid zijn deze te behalen;
- strikte naleving van het beroepsgeheim, de deontologische code en het arbeidsreglement;
- algemene kennis over de functionnering van een OCMW.
Troeven
- in het bezit zijn van een diploma met een specialisatie in onthaaltechnieken, bureautica of sociale/wetenschappelijke richtingen;
- Kennis van de softwareprogramma’s: Sociabili, Tiks en Agendas.
Wat wij u bieden
Een voltijds contract van onbepaalde duur of vervangingscontracten met aanleg van een wervingsreserve:
- loon in overeenstemming met de opgewaardeerd barema’s van de plaatselijke besturen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest : Niveau D;
- erkenning van de verworven professionele beroepservaring (alle anciënniteit in de publieke sector en maximaal 6 jaar in de privésector voor functies die verband houden met de functie);
- aantrekkelijk verlofkapitaal;
- flexibele werktijden, met respect voor de vaste openingsuren voor het publiek (8u – 12u / 12u45 – 16u of 7u30 – 13u30 in de zomer);
- toekenning van een MIVB-vervoersbewijs en terugbetaling van andere openbaar vervoerkosten voor de verplaatsingen van het woon-werkverkeer en/of een fiets- of voetgangerspremie (goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer);
- eindejaarsuitkering;
- toekenning van maaltijdcheques;
- aanvullende pensioenverzekering (2de pijler) tot en met de eventuele benoeming;
- doorlopende professionele opleidingen;
- toekenning van een tweetaligheidspremie op vertoon van de vereiste Werkenvoor.be taalcertificaten (schriftelijk en mondeling);
- mogelijkheid om aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering tegen een voordelig tarief;
- mogelijkheid tot benoeming na 5 jaar op basis van de voorwaarden van het administratief statuut.